Klachten

Klachtenformulier

Indien u een klacht heeft over Sportstichting Langbroek (SSL) die u schriftelijk kenbaar wenst te maken, verzoeken wij u gebruik te maken van dit klachtenformulier en deze te verzenden naar Sportstichting Langbroek, Beatrixlaan 14, 3947 MH Langbroek.

Klachtenregeling Sportstichting Langbroek (SSL)

1. Begripsomschrijving

Klacht
Elke redelijkerwijs als zodanig aan te merken, mondeling of schriftelijk gedane uitlating van ongenoegen betreffende de dienstverlening door SSL, door of namens de klager kenbaar gemaakt.

Klager
De persoon of diens vertegenwoordiger die een klacht uit.

Klachtenprocedure
De door SSL gehanteerde procedure voor behandeling van klachten.

Klachtenregeling
Dit document, zijnde de schriftelijke weergave van de door SSL gehanteerde klachtenprocedure.

Klachtenformulier
Het formulier waarmee een klacht schriftelijk kan worden ingediend bij SSL.

Klachtenregistratieformulier
Een intern te gebruiken formulier ter uitvoering van de in de klachtenregeling vastgelegde procedure.

Klachtenfunctionaris
Het bestuurslid van SSL die belast is met de behandeling van klachten.

2. Doelstellingen

De doelstellingen van de klachtenregeling zijn:

  1. het vastleggen van een procedure om klachten binnen redelijke termijn op een constructieve wijze af te handelen;
  2. het vastleggen van een procedure om de oorzaken van klachten vast te stellen;
  3. behoud en verbetering van bestaande relaties door middel van goede klachtenbehandeling;
  4. verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening met behulp van klachtenbehandeling en klachtenanalyse.

3. Registratie van de klacht

  1. Alle klachten worden geregistreerd volgens het klachtenregistratieformulier;
  2. De klachtenfunctionaris registreert de klacht;

4. Verantwoordelijkheden

  1. De klachtenfunctionaris is verantwoordelijk voor de behandeling en afhandeling van de klachten;
  2. De klachtenfunctionaris is verantwoordelijk voor een volledige invulling van het klachtenregistratieformulier;
  3. De klacht dient binnen vier weken schriftelijk afgehandeld te zijn;
  4. De klachtenfunctionaris zorgt voor een reactie naar de klager;
  5. De klachtenfunctionaris houdt het klachtendossier bij.

5. Analyse van de klachten

  1. De klachtenregistratieformulieren worden na afhandeling van de klacht verzameld bij de klachtenfunctionaris;
  2. De klachtenfunctionaris brengt van de afhandeling van klachten periodiek verslag uit;
  3. De klachtenfunctionaris verwerkt de gegevens en maakt jaarlijks een analyse;
  4. De klachtenfunctionaris doet tevens aanbevelingen ter voorkoming van nieuwe klachten, alsmede ter verbetering van procedures.

6. Intern bespreken

  1. Eenmaal per jaar worden de klachtengegevens op basis van een analyse in het bestuur besproken;
  2. Maatregelen ter verbetering worden voorbereid en gepland;

7. Preventieve actie

  1. Op grond van de jaarlijkse analyse van de klachtenfunctionaris beslist het bestuur over de te nemen preventieve maatregelen ter verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening;
  2. De te nemen maatregelen worden gezamenlijk met de analyse gepresenteerd in de bestuursvergadering.